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Inteligencia Financiera

10 pasos para hacer home office productivo

Hacer home office es una tendencia con mayor fuerza cada día. La disciplina será tu mejor aliada, estos 10 pasos impulsarán tu productividad a las nubes.

La tecnología sigue cambiado al mundo y la forma en que se desarrollan las actividades humanas. Hace miles de años, salíamos de casa o de la cueva para cazar nuestro alimento, ahora podemos quedarnos dentro de ella, sin la necesidad de salir para ganar dinero, gracias al home office.

Tengo más de 10 años utilizando home office de manera parcial y total. Por cuatro años fui profesor de formato virtual en la Universidad Virtual del Tecnológico de Monterrey, durante el temblor de 2017 en la ciudad de México realice mis laborales desde casa, redactó artículos para Economía HD, grabo videos, imparto cursos y conferencias online, entre actividades.

La pandemia del coronavirus ha ocasionado que millones de trabajadores tengamos que realizar nuestras actividades productivas desde casa. Algunos nunca habían experimentado este formato. Si todavía estas ubicándote o quieres mejorar tu productividad en el home office, de seguro estos 10 pasos te ayudarán mucho.

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1. Consigue un espacio exclusivo o aislado

Lo sé, este paso parece una tarea imposible, haz de tener tu hogar que no cabe un alfiler. Hay que ser creativos (y jugar un poco al tetris), siempre hay un rinconcito apartado. Si es muy difícil, establece horarios con tu familia para que nadie ingrese o pase por el lugar.

En lo particular, no te recomiendo que utilices tu recámara o que te ubiques muy cerca de la cocina; es muy tentador hecharte una siesta o pasar cada 10 minutos por una galleta.

Lo ideal para hacer home office, es tener un cuarto bien iluminado y que sea exclusivo, de preferencia que no entren personas (eso casi imposible) y no se escuche mucho ruido de la calle (al principio es molesto, después ya no te importa tanto).

2. Revisa la conexión a internet

Hacer home office significa estar conectado a internet. Una vez que encuentres tu «espacio ideal» revisa la conexión del wifi. Si no es la mejor, realiza ajustes, es decir, compra una repetidora o aumenta tu ancho de banda.

Te lo comento de una vez, tienes que tomarte enserio lo de trabajar desde casa, probablemente no tengas que montar una super oficina; pero si es necesario realizar algunas inversiones para que tu productividad sea igual o superior a la que tenías en la oficina de la empresa.

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3. Monta tu oficina en casa

Si tuviste que hacer home office de forma obligatoria, tal vez no quieras invertir mucho dinero, pero créeme es necesario; vas a pasar 8 o 10 horas en un lugar encerrado; debes estar cómodo, sino tu experiencia va a ser terrible y terminarás odiando este formato y tu productividad se irá por los suelos.

Con estas inversiones mínimas, vas a amar hacer home office (o al menos no lo odiarás) [te muestro algunas sugerencias de artículos de menor precio y mayor utilidad] .

Internet: lo ideal es que contrates un red exclusiva para ti, así evitaras problemas familiares por la reducción del ancho de banda, más cuando realices videoconferencias (o realizar live, jejejeje). También podrías aumentar el ancho de banda, agrandando el paquete de megas con tu compañía de internet.

Computadora: también debe ser exclusiva, y para el trabajo. No necesita ser la última del mercado, pero si lo suficientemente rápida para correr office, navegar por internet y soportar videoconferencias [descuentos en Amazon].

Escritorio o mesa: la primer opción es carísima y espaciosa, si tienes un cuarto exclusivo, adelante. De lo contrario una mesa de plástico te puede servir mucho, son menos frondosas y caras.

Silla: no subestimes su utilidad. Vas a pasar muchas horas sentado, si tu espalda no tiene soporte, en la noche no aguantaras el cuello. No tiene que ser la ejecutiva, pero si que sea cómoda [oferta en Amazon]. Prohibido, trabajar sentado en la cama.

Teclado y mouse: Generalmente vas a trabajar con una laptop, la cual ya tiene integrado un mouse y teclado. No los uses, compra un mouse y teclado externo [te recomiendo este combo], el teclado hará que la distancia de tus ojos a la pantalla aumente (me lo vas a agradecer en unos días); además son mucho más amplios y ergonómicos.

Lentes para la luz azul: Ahora vas a estar mucho tiempo enfrente de la pantalla, con menos descansos. Tus ojos necesitan estar relajados para, sino al final de la jornada te van a arder o empezarás a ver borrosos. Ni lo pienses, compráte unos lentes que bloqueen la luz azul, no son muy caros a partir de $300 o $500 pesos puedes adquirir unos buenos en Amazon.

4. Establece un horario para hacer home office.

Trabajar desde casa no significa ser indisciplinado. Sino estableces un horario vas a comenzar a tener problemas. Desde la mañana pon tu despertador para levantarte. No sucumbas a la tentación de: 5 minutos más.

Entra a bañarte, rasúrate, vístete cómodo, haz una rutina parecida a lo que harías para ir a tu oficina. Decide tus horas de comida, y termina tu jornada a la hora establecida. La ventaja es que al eliminar los tiempos de traslado, tendrás más tiempo para tu familia y otras actividades de recreación.

Es importante que manejes un horario bien establecido, va a ser muy importante para el siguiente paso (el más complicado de todos).

5. Explica a tu familia que estás trabajando

Por eso te dije que encontraras un lugar exclusivo y apartado. Si tienes familia en casa, durante tu jornada laboral (de seguro que sí, ahora con la pandemia) va a ser un reto que no entren a tu espacio laboral, por cualquier cosa.

No es malo, pero si tienes a la pareja, hijos, mamá, papá o demás familiares en casa van a querer convivir contigo. Lo mejor es hablar con ellos, explicarles que estas trabajando y te visualicen cómo si no estuvieras en casa.

Tampoco seas tan estricto, solo cuando necesites total privacidad como atender una llamada, videollamada, hacer un podcast (jejeje) o terminar un entregable: niega la entrada. Sino es el caso, comenta que de preferencia no te interrumpan; de vez en cuando ve con ellos, 10 o 15 minutos.

Para que crean que estas trabajando, es muy importante cumplir con tu horario, levantarte a tiempo de tu cama y hacer toda la rutina. De lo contrario, tu familia le restará seriedad a lo que estas haciendo.

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6. Cuida tu entorno

Una vez que estés trabajando en tu oficina en casa, la clave va a ser la comodidad. Si tienes un aire acondicionado, perfecto: sigue al siguiente paso.

Ya lo sé, en la oficina el aire acondicionado lo paga la empresa, al hacer home office lo pagas tú. Entonces, procura que haya ventilación, empieza tu jornada temprano, pon un ventilador fijo, hídratate constantemente y usa ropa cómoda. No necesitas traer traje todo el día, pero tampoco andar en ropa interior.

Escoge algo fresco y casual. Lo que si es imperativo, utiliza sandalias. Sí tienes la oportunidad; antes de regresar a tus actividades para la tarde, toma una ducha breve, para relajar y refrescar el cuerpo.

7. Concéntrate y pon metas

Las distracciones no solamente vienen del exterior de tu oficina en casa, sino que están en el interior. Ahora sin la supervisión de tus compañeros(as) (metiches) o de un jefe acechador; haz descubierto la libertad, y de seguro te gusto.

La tentación de ver ese capitulo que te faltó anoche, estar revisando constantemente las noticias o poner vídeos de Youtube, van a estar retrasando tus actividades diarias, y no terminarás a tiempo.

Solo relájate, respira hondo y establece metas diarias desde el inicio de tu jornada. Ve palomeando las actividades terminadas. Tal vez te sobre tiempo, planea para mañana, o tal vez te falte tiempo; avanza con lo indispensable y lo demás déjalo para mañana: respetar el horario será tu mantra para hacer home office.

8. Capacitate para hacer home office

Este texto es parte de tu capacitación inicial para hacer home office. Hasta el momento te he expuesto las mejores prácticas, las cuales me han funcionado. Pero hay mucho más, ahora te vas a enfrentar a muchas herramientas tecnológicas.

De entrada necesitaras una herramienta para comunicarte con tus colaboradores, es importante que se vean literalmente 1 vez a la semana. Esto para mantener la unidad del grupo. Si tu empresa no te asigno un software especifico, aquí te dejó varias opciones.


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9. Organización: otra clave para hacer home office

Recuerdas que te dije que anotarás tus metas al inicio de la jornada. Esto es esencial, ahora tu eres dueño de tu tiempo y tu defines tu productividad. La libreta está bien, pero la nube es mejor.

Utiliza un planeador o administrador digital de tareas. Te puede ser muy útil si vas a controlar un equipo de trabajo. Ya que podrás compartir archivos, asignar tareas individuales, mandar correos masivos, ver en tiempo real el avance de tus colaboradores, y sabrás en todo momento como va el proyecto.

Yo personalmente he utilizado teamwork y trello con buenos resultados. Tienen versiones free, pero si quieres algo más completo tendrás que adquirir la licencia.

10. No todo es trabajo

Cuando estas haciendo home office es díficil mantener un horario, pero es necesario como lo comenté anteriormente. Va a ser muy tentador quedarte más tiempo en cama durante la mañana y más tiempo en las noches para cumplir con tus obligaciones diarias.

Esto puede ser contraproducente, en la mañana estaran durmiendo la mayoría de tu familia y en la noche demandarán tu presencia. Con el tiempo, vas a tener situaciones incomodas y discusiones en casa.

Por otro lado, antes ir a la oficina era sinónimo de sedentarismo, trabajar desde casa es igual a 0 actividad física. Entonces aprovecha esas horas que no estas en el tráfico para programar rutinas de ejercicios, tienes la ventaja imponer tus propios horarios. Sí quieres más ideas para aprovechar tu tiempo libre, te dejo este texto que todo mundo esta leyendo en estos días.

Escrito por: Adrián de la Cruz


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